Naviguer les coûts de recrutement : une analyse complète du coût par engagement

La majorité des organisations s'efforce constamment d'attirer et retenir les meilleurs talents afin d’assurer la durabilité de leur succès. Conscientes de l'importance de constituer des équipes performantes, elles cherchent également à optimiser leur processus de recrutement, tout en gardant un œil attentif sur leurs résultats financiers. Le coût par engagement (CPE) est un indicateur crucial de l'efficacité du processus de recrutement. Comprendre et définir le CPE est essentiel pour permettre aux entreprises de prendre des décisions fondées, allouer les ressources avec efficience et, en fin de compte, mettre en place une stratégie de recrutement cohérente et rentable.

Que représente le coût par engagement ?

Le coût par engagement est un indicateur qui représente les dépenses totales encourues par une organisation dans le processus d'intégration d’un nouveau collaborateur ou d’une nouvelle collaboratrice. La formule a été normalisée en 2012 par des responsables des ressources humaines, avec la participation de la Society for Human Resource Management (SHRM) et de l'American National Standards Institute (ANSI).

Le coût par engagement peut être calculé selon la formule suivante :

Coût par engagement (CPE) = (∑ (coûts externes) + ∑ (coûts internes)/ nombre total d'engagements dans une période donnée)

Le résultat est un nombre tangible qui représente le coût moyen supporté par l'organisation pour chaque engagement réussi.

Décomposition des éléments

L’analyse de tous les composants du coût par engagement donne une image fiable de l’investissement consacré à l’acquisition de talents. Le CPE offre des informations précieuses sur l'ensemble des dépenses qui constituent les stratégies de recrutement.

Coûts internes :

• Salaires et avantages sociaux : le temps et les efforts investis par l’équipe interne, y compris les responsables des ressources humaines et du recrutement, doivent être monétisés. Prenez en compte les salaires, les avantages sociaux et les autres coûts associés.

• Frais administratifs non liés au personnel : frais administraifs encourus pour soutenir la fonction de recrutement.

• Formation et développement du recrutement : dépenses liées à la formation et au développement de l'équipe de recrutement.

• Annonces d’offres d'emploi : les jobs boards en ligne, les publicités sur les médias sociaux et tous les autres canaux utilisés pour les annonces d’offre d'emploi entraînant des coûts. Ajoutez les dépenses liées à la création et à la publication des offres d'emploi.

• Technologie et logiciels : de nombreuses organisations utilisent des outils technologiques pour le suivi des candidats, des logiciels de gestion du recrutement et autres. Inclure les coûts liés à l’emploi de ces technologies.

Coûts externes :

• Salons de l'emploi et événements : les dépenses liées à la participation à des salons de l’emploi ou leur hébergement, à des événements liés au recrutement ou à des conférences sectorielles, qui toutes participent au coût global.

• Coûts de relocalisation : si la fonction implique un déménagement, tenez compte des dépenses liées à la relocalisation de la personne.

• Primes de recommandation : paiements accordés pour la recommandation par une personne en interne d’une candidature qui aboutit à un recrutement.

• Frais de déplacement : si le recrutement implique des déplacements, que ce soit pour participer à des salons de l'emploi ou pour mener des entretiens, ces dépenses doivent être prises en compte dans le calcul du CPE.

• Frais d'agence : si des agences de recrutement externes sont impliquées, il convient d'inclure leur honoraire. Il s'agit souvent d'un pourcentage du premier salaire annuel.

• Vérification des antécédents : la vérification des antécédents des profils en cours d’évaluation est une pratique courante. Il convient de tenir compte du coût des vérifications des antécédents et de tous les services associés s'ils sont externalisés.

Outre le calcul du coût par engagement, certaines organisations prennent également en compte deux coûts additionnels pour le calcul de leur indice de performance.

Coût par engagement comparable (CPEC)

Cette mesure utilise une méthodologie similaire à celle du CPE, mais se concentre sur un sous-ensemble de données plus communément utilisées dans les entreprises. Il s'avère précieux pour établir des comparaisons de coûts fiables entre des organisations différentes.

Taux de coûts de recrutement (TCR)

Cet indicateur se base sur une formule et une méthodologie comparant le coût global du recrutement à la rémunération totale des personnes nouvellement engagées au cours de la première année de leur emploi. La distinction réside dans le dénominateur ; contrairement au CPE ou au CPEC, qui sont des ratios de coûts par rapport au nombre d'engagements, le TCR est un ratio de coûts par rapport à la rémunération annuelle totale des nouvelles recrues au cours de leur première année.

Pourquoi le coût par engagement est-il important ?

1. Planification financière Le CPE aide à la budgétisation et à la planification financière, en fournissant des indications sur les ressources nécessaires aux futurs efforts de recrutement. Il permet aux organisations d'allouer des fonds de manière stratégique et de minimiser les dépenses inutiles.

2. Mesure des performances En suivant l’évolution du CPE, les organisations évaluent l'efficience de leur processus de recrutement. Une diminution du CPE peut indiquer des améliorations dans le processus ou l'adoption de stratégies rentables.

3. Benchmarking La comparaison du CPE avec les références dans le secteur d’activités et la concurrence fournit un contexte utile et aide les entreprises à évaluer leur compétitivité en matière d'attraction et de recrutement des meilleurs talents. En outre, elle peut révéler qu'une stratégie de recrutement optimale implique un partenariat avec un prestataire de services d'externalisation des processus de recrutement.

4. Analyse du retour sur investissement Le CPE fait partie intégrante du calcul du retour sur investissement (ROI) des activités de recrutement. Comprendre le rapport coût-efficacité des différents canaux et stratégies de recrutement permet de prendre des décisions fondées sur des faits.

5. Prise de décision stratégique Fortes de la transparence fournie par le CPE, les organisations prennent des décisions éclairées sur le recrutement en interne ou externalisé, l'utilisation de canaux de sourcing spécifiques et l'optimisation de leur stratégie de recrutement globale.

Quels défis à relever pour définir le coût par engagement ?

• Coûts variables : l'inclusion de tous les coûts pertinents peut s'avérer difficile en raison de dépenses variables et de la nature diverse des activités de recrutement. Il est essentiel de trouver un équilibre entre exhaustivité et simplicité.

• Considérations temporelles : le choix d'une plage temporelle appropriée pour les calculs de CPE est crucial. Les cycles de recrutement peuvent varier d'un secteur à l'autre et d'un poste à l'autre, un calendrier inadapté peut donc conduire à des résultats faussés.

Considérations pour l'évaluation optimale des données sur le coût par engagement

Alors que les informations sur le coût d’un engagement sont cruciales pour affiner les stratégies de recrutement, il est aussi essentiel de prendre en compte certains usage pour maximiser leur efficacité.

• Examen régulier : il demeure important d'évaluer régulièrement le coût par engagement pour optimiser les processus avec efficacité, identifier les domaines d’amélioration et déterminer la direction des fluctuations de coûts.

• Analyse holistique des coûts : au lieu de considérer les coûts pour eux-mêmes, il sied d'analyser les données relatives au coût par engagement aux niveaux de l'organisation, des départements et des postes afin d'obtenir une vision globale.

• Analyse des sources : l'étude scrupuleuse des origines des recrutements permet d'identifier les plus efficientes. L'utilisation d'un tableau de bord RH efficace s'avère très utile à cet égard.

• Contextualisation : pour obtenir une perspective plus nuancée, envisagez de mettre en persepctive les données relatives au coût par engagement avec d'autres indicateurs RH tels que leur qualité et délai. Recherchez des corrélations pour obtenir des informations significatives.

Facteurs clés influençant les coûts de recrutement

Différents facteurs contribuent de manière significative à la gestion des coûts de recrutement. En voici quelques exemples :

• La marque employeur : une marque forte réduit la nécessité de déployer une campagne de publicité intensive, comme le montre la différence de coût par engagement significative entre les petites et les grandes entreprises. Les grandes marques attirent les talents naturellement, ce qui minimise les dépenses publicitaires.

• Annonce d’offre d'emploi : des annonces d’offres d'emploi bien rédigées attirent un plus grand nombre de candidatures qualifiées et réduisent le temps nécessaire à pourvoir un poste.

• Temps de réponse : la réactivité des réponses améliore l'expérience candidat et rationalise le processus d'engagement, réduisant ainsi les retombées négatives sur tout le processus. Ce qui compte, c'est l'efficacité du suivi et de la relation.

• Réserves de talents : l'accès à des viviers de talents disponibles réduit les coûts de recrutement. Les prestataires de services d'externalisation des processus de recrutement (RPO) excellent dans l'activation de méthodes de réduction du coût par engagement.

Quel est le coût d'un mauvais engagement ?

Une recrutement qui échoue peut avoir un impact financier allant de 50 % à 150 % du premier salaire annuel et le processus de recherche d'une nouvelle candidature prendre plusieurs mois.

La fidélisation et l'implication de la main d’œuvre existante influencent considérablement le coût par engagement. Des taux de rotation élevés et des niveaux d'engagement faibles créent un besoin incessant de nouvelles recrues, ce qui augmente les coûts.

Définir le coût par engagement n'est pas seulement une question de chiffres ; c'est un impératif stratégique pour les organisations qui souhaitent améliorer leur processus de recrutement et leur efficacité financière. En intégrant toutes les composantes, en calculant les coûts avec précision et en tirant parti des connaissances acquises, les entreprises affinent leurs stratégies de recrutement ;  elles optimisent aussi l'affectation des moyens et, en fin de compte, construisent un fondement de ressources humaines qui les propulse vers le succès sur un marché en constante évolution.

Un autre point important à garder à l'esprit est que la mesure du coût par engagement varie en fonction des rôles spécifiques pour lesquels vous recrutez. Par conséquent, les décisions stratégiques que vous formulez pour chaque poste seront différentes. Bien que le coût moyen par engagement serve de référence générale, il est essentiel de le considérer comme un repère. Le coût effectif par engagement est propre à chaque organisation et doit être calculé spécifiquement pour des fonctions similaires au sein de cette organisation.

Comment le RPO peut-il réduire le coût par engagement ?

• Spécialisation : les sociétés de RPO se spécialisent dans la recherche, la sélection et le recrutement. Leur expertise dans ces domaines conduit à des processus plus rapides et plus efficaces, réduisant ainsi le temps et les efforts consacrés à un engagement.

• Accès à des viviers de talents : les sociétés de RPO ont généralement accès à de vastes réserves et réseaux de talents. Cela permet d'identifier plus rapidement les candidatures adéquates et de réduire le temps nécessaire pour pourvoir les postes vacants.

• Technologie et outils : les cabinets de recrutement par approche directe (chasseurs de tête) investissent souvent dans des technologies et des outils de recrutement avancés. Cela permet un suivi plus efficace des candidatures, une meilleure évaluation des profils et une communication rationalisée, ce qui contribue à réduire les coûts.

• Présence mondiale : les sociétés d'externalisation des ressources humaines présentes dans le monde entier soutiennent le recrutement de talents dans différentes zones géographiques. C’est particulièrement avantageux pour les organisations qui recherchent des profils très différents ou qui cherchent à se développer sur de nouveaux marchés.

• Suivi continu et détaillé des indicateurs de coût par engagement : une société de RPO fournit des informations en continu sur votre coût par engagement, ce qui évite à votre entreprise de mettre en place des méthodes coûteuses. En outre, vous pouvez analyser les variations du coût par engagement en fonction des compétences, de l'ancienneté, des unités opérationnelles ou des sites, ce qui vous permet d'identifier les possibilités d'amélioration de la rentabilité. 

• Économies sur les coûts d'agence : le RPO peut réduire le coût par engagement en tirant parti des économies d'échelle et en minimisant les frais d'agence, généralement élevés avec les méthodes de recrutement traditionnelles.

En étudiant les indicateurs CPE de votre organisation, gardez à l'esprit l'importance du contexte, de la spécialisation et du suivi continu. Ces informations constituent des outils précieux pour le succès de vos campagnes d'acquisition de talents. Si vous avez besoin d'un partenaire pour affiner votre stratégie de recrutement et optimiser votre coût par engagement, contactez-nous ici.