Améliorer la gestion de vos coûts de recrutements

Se concentrer sur les dépenses qui comptent, pas sur les économies de bout de chandelle

Introduction

Notre étude macroéconomique démontre que huit grandes entreprises sur dix mènent actuellement un programme visant à réduire les coûts de leur fonction RH. Ce sont leurs responsables des achats qui cherchent à diminuer coûts et frais généraux. L'un des domaines les plus fréquemment visés par leur initiative est la fonction acquisition de talents et recrutement. Dans les grandes entreprises, le service des achats a pris le relais de celui des ressources humaines dans la négociation des commissions avec les cabinets de recrutement. Les ressources humaine de leur côté se plaignent que ce sont des économies marginales et futiles, qui ne font que ralentir le processus de recrutement.

Quelle que soit votre opinion sur ce genre de querelle interne, les services des achats ont pour le moins le mérite d’avoir généré une forme de de responsabilisation pour les coûts de recrutement, et certainement beaucoup d'économies ! On peut douter de la compétence et de l'efficacité du service des achats. En économisant quelques centimes ici et quelques euros là, on risque de perdre de vue le coût global lié à la recherche de talents.

Nous savons que tous nos lecteurs n'ont pas le temps de consacrer plus de quelques minutes à un article, alors soyons directs : de loin le plus coûteux pour une entreprise est le coût d'opportunité d'un poste non pourvu ou d'un engagement raté. Plus on monte dans la hiérarchie, et plus cette vérité est évidente. Nous y reviendrons plus tard.

Ceci étant posé, il existe quand même plusieurs possibilités d’économiser. Nous allons :

• analyser les origines des coûts de recrutement,

• vous aider à définir ce qui est en votre pouvoir,

• vous proposer des solutions et des analyses comparatives (remarque préalable: cela dépendra fortement de vos propres recherches, spécifiques au secteur).

Nos publics cibles sont les responsables des achats (à tous les niveaux) et les employés des RH, mais aussi les managers et les chefs d'entreprise qui n'ont pas de service des achats. L'analyse et les solutions que nous proposons sont transposables à une entreprise quelle que soit sa taille.

Où sont passés mes sous ?

Au sujet de la recherche de talents, nous pouvons affirmer sans risque que l'objectif du services des achats et des RH est de transformer les coûts fixes en coûts variables. Cette approche a pour effet de réduire les dépenses globales de recrutement, tout en permettant d'augmenter la qualité des candidats et de raccourcir le délai de recrutement.

Lors de tout processus d’engagement, trois coûts principaux sont en jeu :

• Les dépenses de recrutement.

• Les coûts liés aux activités d'acquisition de talents du département des ressources humaines.

• Le coût de l'attrition - également appelé rotation du personnel - la durée pendant laquelle un employé productif reste en place. Ce qui sous-entend implicitement : la vitesse à laquelle un nouvel employé devient productif.

Lorsque nous évoquons le thème de l'acquisition de talents, nous pouvons affirmer que l'objectif de la plupart des services d'approvisionnement et des ressources humaines est de transformer les coûts fixes en coûts variables et ainsi réduire les dépenses globales de recrutement tout en permettant une qualité accrue des candidats et en réduisant le temps d'embauche.

Si vous ignorez le coût global des activités de recrutement de votre département RH, il sera difficile d'affirmer que vous avez réalisé des économies significatives. Donc, avant de nous plonger dans ce sujet, nous devrions examiner la façon d’évaluer le coût de vos activités d'acquisition de talents. Et plus la méthode est simple, plus souvent elle sera utilisée, et plus ses résultats seront significatifs.

Comment évaluer vos coûts de recrutement ?

Les KPI (Key Performance Indicators – Indicateurs clés de performance) sont ici de la plus haute importance et constituent le tableau de bord qui vous aide à suivre l'évolution de vos coûts quasi "en direct". L'indicateur le plus important est le coût par embauche (CPH - Cost per Hire) : il est calculé en divisant la somme des coûts, constituée de vos coûts de recrutement interne plus vos coûts de recrutement externe, par le nombre total d'embauches, sur une période déterminée, généralement une année civile, soit :

Les coûts externes varient en fonction du nombre de recrutements, alors que les coûts internes varient peu, ils représentent donc l'obstacle le plus important dans un programme de réduction des coûts. Les coûts internes sont répartis sur le nombre de recrutements effectués. Par conséquent, plus le nombre d'embauches par an est élevé, moins les coûts fixes par embauche sont élevés.

Lorsque vous êtes dans une situation nécessitant une augmentation de votre structure de coûts fixes, par exemple l'engagement d'un nouveau recruteur en raison d'un besoin soudain d’embaucher, il est judicieux d'évaluer l'opportunité d'intégrer une société de RPO afin de maintenir vos coûts fixes au même niveau, tout en bénéficiant d'un soutien immédiatement disponible et hautement expérimenté.

L'analyse comparative de votre coût par embauche (CPH), en interne et en externe, est évidemment importante. Elle permet de mettre en évidence vos axes possibles d'amélioration, mais aussi tout ce que vous accomplissez. En même temps, il faut être prudent dans l'interprétation des chiffres : le secteur d'activité, l'industrie, la situation géographique, l'expertise, etc. influencent la facilité ou la difficulté d'attirer les talents adéquats. Veillez à comparer des pommes avec des pommes.

1. Dépenses

La cible la plus facile pour réduire les coûts sont vos dépenses en recrutement externe. Elles sont principalement constituées de services externes facturés et donc faciles à tracer. Un inventaire non exhaustif qui peut servir de liste de contrôle :

• Dépenses externes de chasseur de tête ou d'agence

• Frais de publication sur des sites d'emploi

• Présence sur les médias sociaux

• Frais de publicité

• Salons de recrutement

• Frais de déplacement des candidats ou des recruteurs (transport, hébergement, nourriture)

• Frais d'évaluation des candidats (si elle est effectuée par des partenaires externes)

• Frais de vérification des antécédents

• Tests de pré-embauche (psychologiques et/ou d'aptitude)

• Frais de déménagement de l'employé (le cas échéant)

Un point de référence : le canal de recrutement le plus coûteux - agences et chasseurs de têtes - ne doit pas dépasser 10 % des coûts de tous vos postes externes sur une période donnée. Si c'est le cas, vous savez qu’ici vous pouvez réaliser une première tranche d'économies substantielles et rapides.

Dans une solution de Recruitment Process Outsourcing (RPO), votre prestataire RPO s’occupe de cette thématique et propose la réduction des frais externes comme KPI. A titre d'illustration concrète, nous réalisons chez Serendi des économies annuelles de 35% à 70% pour nos clients, sur les frais de recrutement externes.

Et comment cela est-il possible, me demanderez-vous ? Tout d'abord, parce que nous savons comment obtenir le meilleur rendement possible et savons où votre argent a le plus d'effet. Nous gardons un œil attentif sur le retour sur investissement de chaque dépense externe. Grâce à notre recherche active de candidats, nous pouvons par exemple réduire considérablement vos dépenses en agences et en chasseurs de têtes. Deuxièmement, nous négocions et connaissons bien la structure des coûts de nos fournisseurs, ce qui nous permet de réduire les coûts là et quand une marge de négociation existe. Enfin, le nombre considérable de recrutements que nous effectuons chaque année nous confère un pouvoir d'achat inégalé.

2. Structure interne des coûts

Qu'il n'y ait aucun malentendu : les recruteurs internes représentent la part la plus importante du budget de tout service de recrutement. Et ce sont également les coûts les plus fixes que vous possédez. Les programmes de réduction des coûts motivés par les finances visent normalement la réduction de ces frais généraux. Alors que les investissements dans la technologie, la numérisation et l'automatisation sont appréciés par les actionnaires, les frais généraux fixes comme ceux des RH sont scrupuleusement examinés. À la place de monter une équipe interne pour votre fonction d'acquisition de talents, vous pouvez transformer ces coûts fixes en coûts variables. Avec une solution de RPO (Recruitment Process Outsourcing), vous ne payez qu'en fonction du nombre de postes ouverts, et seulement lorsque l'objectif de votre fonction de recrutement est atteint, à savoir l’engagement réussi pour un poste à pouvoir. C'est ce que nous appelons chez Serendi une tarification transactionnelle, basée sur la performance.

Si votre direction et votre département financier sont d'accord, vous pouvez également faire facturer le coût du recrutement directement aux départements concernés en appliquant le principe de la cause première. Un énorme bloc est ôté du budget global des RH.

Le RPO permet une tarification souple, ce qui signifie une structure de coûts flexible, avec un impact immédiat en période de crise et de gel des embauches.

Alors que le Covid-19 fait encore des ravages dans le monde, le RPO est un exemple d'agilité et de flexibilité. Les clients de Serendi ont connu une réduction immédiate des coûts de 45% en moyenne en 2020. Si le recrutement avait été entièrement internalisé, la plupart des coûts fixes seraient restés. Même avec un temps de réaction rapide, ce qui était difficile étant donné l'incertitude générale dans les premiers mois de 2020, un programme de réduction des coûts aurait initialement augmenté les dépenses (indemnités de départ, réorganisation, préavis, ...). Le RPO permet une tarification flexible, ce qui signifie une structure de coûts flexible avec un impact direct en période de crise et de gel des embauches.

Les coûts de recrutement interne sont constitués, entre autres, de :

• Les coûts des recruteurs internes, de loin les plus importants de tous les coûts.

• Les coûts liés aux pages carrière du site internet

• Abonnements et gestion des médias sociaux

• Vérification des références

• Tests de pré-embauche

• Coûts d'évaluation des candidats (si elle est effectuée en interne)

• Primes à l'embauche

• Primes de parrainage pour les employés internes

• Onboarding

Passons maintenant aux coûts les moins transparents, mais les plus importants de tous.

3. Sélectionner les bons (mauvais) candidats - la principale raison d'un taux d'attrition faible (ou élevé)

Nous avons tous entendu la blague de l'homme qui cherche ses clés au milieu de la nuit, juste sous un lampadaire. Son ami : "Tu es sûr d'avoir perdu tes clés ici". L'homme : "Je n'en ai aucune idée, mais c'est le seul endroit où il y a de la lumière". Ce que cela signifie, c'est que les coûts de recrutement externes sont les plus discutés et débattus parce qu'ils sont aussi les plus faciles à analyser. Les coûts internes sont analysables quand ils sont objectifs, facturables.

Malheureusement, ce qui est moins facile à évaluer, c'est le fardeau psychologique qui accompagne le départ des gens, non seulement pour eux, mais surtout pour ceux qui restent, les survivants. Et il y a bien sûr le coût direct lié au manque de productivité, aux indemnités de licenciement, etc.

Les coûts les plus importants, de loin, liés au recrutement sont les coûts cachés ou les coûts moins visibles. Parmi ceux-ci, citons le coût d'opportunité de ne pas pourvoir un poste : imaginez qu'un projet pour un client doive être reporté ou que sa signature dépende de l'embauche d'une personne clé. Vous pouvez sans crainte attribuer la vente perdue ou reportée au manque de talents à disposition. En d'autres termes, à l'échec de l'équipe de recrutement.

D'autres facteurs jouent un rôle fondamental et ils sont difficiles à estimer. Par exemple, le temps qu'il faut à un nouvel employé pour devenir productif est essentiel dans l'analyse coût-bénéfice de ce recrutement. De même, la durée d'emploi de cette même personne a une grande influence sur son retour sur investissement.

Inutile de mentionner que les autres thèmes - l'accueil, la formation et la fidélisation - relèvent purement des ressources humaines et des responsables hiérarchiques, et doivent être suivis de près. On ne soulignera jamais assez leur importance pour le succès du recrutement et l'intégration d'une nouvelle personne dans l'entreprise. Il s'agit toutefois d’une thématique qui n’est pas le sujet de cet article.

La raison pour laquelle les coûts de rotation du personnel sont rarement pris en compte est simple : les dépenses sont passives, cachées, et donc facilement ignorées. Là où le recrutement entre en jeu, c'est en premier lieu dans la sélection du bon candidat, une question qualitative si vous voulez. Et tous les responsables des achats savent combien il est difficile de quantifier... la qualité !

Passons maintenant à l'attrition proprement dite : une analyse rapide de la situation d'abord. Diverses sources donnent des chiffres différents, mais toutes soulignent le coût abyssal de l'attrition :

• Employee Benefits News a rapporté en 2017 que le turnover peut coûter aux employeurs 33 % du salaire annuel d'un employé.

• Une autre recherche a montré qu’il est possible d’estimer le coût du remplacement d'un employé qui part à environ 50 % du coût de la rémunération annuelle du poste.

• Selon le Center for American Progress, le coût du remplacement d'un employé varie de 10 à 30 % de son salaire annuel, selon le secteur d'activité et la durée de l'emploi - ce qui fait de la stratégie de fidélisation des employés une priorité absolue.

• Et un petit bonus : Stephen King, président-directeur général de GrowthForce, ajoute que "les recrutements externes exigent un salaire de 18 à 20 % supérieur à celui des recrutements internes."

Si l'on ajoute à cela qu'une enquête de Willis Tower Watson a révélé qu'une personne embauchée sur trois quittera l'entreprise dans les deux ans, vous voyez à quel point ce coût devient prohibitif. Il n’est pas nécessaire d’en rajouter…

La répétition mène à la perfection : un partenaire comme Serendi identifie, approche, interviewe, évalue, engage et suit tellement de candidats chaque année, puis partage cette expérience avec ses partenaires, que ceux-ci bénéficient de recrutements plus rapides, de meilleure qualité et plus durables.

Les raisons des départs incluent des problèmes interpersonnels, de charge de travail ou un manque de reconnaissance. Là encore, il s'agit de problèmes que les RH et les responsables hiérarchiques doivent traiter. Mais vous ne pouvez traiter ces problèmes que si l'employé est disposé et motivé. Si le recrutement est mauvais dès le départ, il n'y a pas grand-chose à faire.

Évidemment, si vous savez qu'un employé restera pendant de très nombreuses années et/ou qu'il sera rapidement productif sans avoir besoin de beaucoup de formation, vous serez peut-être prêt à accepter ces coûts et à les considérer comme faisant partie du coût général de l'activité. Malheureusement, la plupart des employeurs se plaignent d'un taux d'attrition beaucoup trop élevé : les nouvelles recrues partent parfois avant d'avoir contribué pour un seul centime aux résultats de l'entreprise. Et il ne s'agit pas d'un problème de motivation ou de rétention, mais bien d'un problème de recrutement. Nous acceptons tous qu'il puisse y avoir une erreur de casting de temps en temps, ou des circonstances imprévues qui écourtent le séjour d'un nouvel employé dans une entreprise. Mais ces cas devraient être l'exception, alors que, dans de nombreuses organisations, ils sont la règle cachée et involontaire.

Si vous pouvez réduire le taux d'attrition au sein de votre entreprise en fournissant les meilleurs talents disponibles et en effectuant une sélection de haute qualité lors du processus de recrutement, vous pouvez facilement calculer les économies réalisées grâce à l'augmentation de la durée d’emploi des collaborateurs. Voici un autre domaine où une organisation de RPO peut travailler main dans la main avec votre département des achats.

La contribution du RPO est inestimable, la répétition mène à la perfection : un partenaire comme Serendi identifie, approche, interviewe, évalue, embauche et suit tant de candidats pour ses clients chaque année qu'il dispose de solides connaissances et de compétences en matière de recrutement basées sur l'expérience, qui elles profitent aux entreprises clientes. Cela profite également aux candidats engagés et à ceux qui n’ont pas été retenus : pour les premiers, parce que leur passage dans l'entreprise qui les a engagés sera productif et satisfaisant, pour les seconds, parce qu'il est toujours préférable de ne pas obtenir le poste plutôt que de se tromper.

Enfin, ce qui est souvent omis, c'est la charge que l'attrition fait peser sur les autres employés, principalement les plus performants. Le travail supplémentaire leur tombe dessus et ne contribue pas à leur motivation générale.

De meilleurs talents, une meilleure qualité, un coût moindre - agile.

Réservez ici votre première consultation gratuite. Nous pourrons ensemble évaluer vos coûts de recrutement et identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réaliser des économies. Nos conseillers en talents seront heureux de vous fournir une première analyse de rentabilité. Vous pouvez également nous contacter via notre formulaire B2B.