Verbessern Sie den Umgang mit Ihren Einstellungskosten: Pfennigfuchser und Pfundskerl?

Einführung

Unsere Makrountersuchung zeigt, dass acht von zehn großen Unternehmen derzeit ein Programm zur Senkung der Kosten ihrer Personalfunktion durchführen. Die Leiter der Beschaffungsabteilungen prüfen Programme zur Kosteneinsparung und zur Reduzierung der Gemeinkosten. Einer der häufigsten Zielbereiche ihrer Initiative ist die Talentakquise und Personalbeschaffung. In größeren Unternehmen hat die Beschaffungsabteilung das Feilschen um die Einstellungsgebühren mit (Executive-) Search-Firmen von der Personalabteilung übernommen. Die Personalabteilung wiederum beklagt sich über marginale und vergebliche Einsparungen, die den Einstellungsprozess nur verlangsamen.

Wie auch immer man zu diesem - nennen wir es - Kleinkrieg stehen mag, das Beschaffungswesen hat die Kosten für die Personalbeschaffung in den Griff bekommen und sicherlich eine ganze Menge eingespart! Man kann also an der Kompetenz und Effizienz der Beschaffung zweifeln. Doch wer hier ein paar Cent und dort ein paar Pfund einspart, verliert möglicherweise das Gesamtbild der Kosten für die Talentbeschaffung aus den Augen.

Da wir wissen, dass nicht alle unsere Leser die Zeit haben, mehr als ein paar Minuten auf einen Artikel zu verwenden, lassen wir den Ball gleich fallen: Die höchsten Kosten für ein Unternehmen sind die Opportunitätskosten einer nicht besetzten Stelle oder einer erfolglosen Einstellung, und je höher man in der Hierarchie aufsteigt, desto deutlicher wird dies. Wir werden später darauf zurückkommen.

Davon abgesehen gibt es natürlich mehrere Bereiche, in denen direkte Kosteneinsparungen möglich sind. Das werden wir tun:

• die Ursachen für die Kosten bei der Personalbeschaffung analysieren,

• Ihnen helfen zu definieren, was Sie dagegen tun können,

• einige Lösungen und ein Benchmarking anbieten (Hinweis: dies wird stark von Ihren eigenen, sektorspezifischen Untersuchungen abhängen).

Unsere Zielgruppe sind Mitarbeiter der Beschaffung (auf allen Ebenen) und der Personalabteilung, aber auch Manager und Geschäftsinhaber, die keine Beschaffungsabteilungen haben. Die Analysen und Lösungen, die wir anbieten, sind auf Unternehmen jeder Größe übertragbar.

Wo ist mein Geld geblieben?

Wenn wir das Thema Talentakquise ansprechen, können wir mit Sicherheit sagen, dass das Ziel der Beschaffungs- und Personalabteilungen darin besteht, Fixkosten in variable Kosten umzuwandeln und so die Gesamtausgaben für die Personalbeschaffung zu senken und gleichzeitig die Qualität der Bewerber zu erhöhen und die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen.

Es gibt drei Hauptkostenquellen, die bei einem Einstellungsprozess eine Rolle spielen:

1. Die Ausgaben für die Personalbeschaffung.

2. Die Kostenstruktur der Talentakquisitionsaktivitäten der Personalabteilung.

3. Die Kosten der Fluktuation - auch Fluktuationsrate genannt: die Dauer des Verbleibs eines produktiven Mitarbeiters. In dieser Aussage enthalten: die Geschwindigkeit, mit der ein neuer Mitarbeiter produktiv wird.

Wenn wir das Thema Talentakquise ansprechen, können wir mit Sicherheit sagen, dass das Ziel der meisten Beschaffungs- und Personalabteilungen darin besteht, Fixkosten in variable Kosten umzuwandeln und so die Gesamtausgaben für die Personalbeschaffung zu senken und gleichzeitig die Qualität der Bewerber zu erhöhen und die Zeit bis zur Einstellung zu verkürzen.

Wenn Sie die Gesamtkosten der Personalbeschaffungsmaßnahmen Ihrer Personalabteilung außer Acht lassen, wird es schwierig sein zu argumentieren, dass Sie nennenswerte Einsparungen erzielt haben. Bevor wir uns also damit befassen, sollten wir uns ansehen, wie Sie die Kosten Ihrer Talentakquisitionsaktivitäten bewerten können. Und je einfacher die Methode ist, desto häufiger wird sie angewandt und desto aussagekräftiger sind ihre Ergebnisse.

Wie können Sie Ihre Einstellungskosten bewerten?

KPIs sind hier von größter Bedeutung und bilden das Dashboard, mit dem Sie die Entwicklung Ihrer Kosten fast "live" verfolgen können. Der wichtigste Indikator sind die Kosten pro Einstellung (CPH): Sie werden berechnet, indem die Summe der Kosten, die sich aus Ihren internen Rekrutierungskosten plus Ihren externen Rekrutierungskosten zusammensetzt, durch die Gesamtzahl der Einstellungen über einen bestimmten Zeitraum, in der Regel ein Kalenderjahr, geteilt wird:

Die externen Kosten hängen von der Anzahl der Einstellungen ab, während die internen Kosten nur wenig variieren, weshalb sie das größte Hindernis bei einem Kostensenkungsprogramm darstellen. Die internen Kosten verteilen sich auf die Anzahl der Einstellungen. Je mehr Einstellungen Sie pro Jahr vornehmen, desto geringer sind also die Fixkosten pro Einstellung.

Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie Ihre Fixkostenstruktur erhöhen müssen, z. B. wenn Sie aufgrund eines plötzlichen Einstellungsanstiegs einen neuen Personalverantwortlichen einstellen müssen, ist es sinnvoll, die Möglichkeit der Einbindung eines RPO-Unternehmens zu prüfen, um Ihre Fixkosten auf demselben Niveau zu halten und gleichzeitig von einer sofort verfügbaren, sehr erfahrenen Unterstützung zu profitieren.

Ein Benchmarking Ihrer Kosten pro Einstellung, intern und extern, ist natürlich wichtig. Es hilft Ihnen, Ihre Verbesserungsbereiche, aber auch alles, was Sie erreichen, zu identifizieren. Gleichzeitig muss man bei der Interpretation der Zahlen vorsichtig sein: Der Tätigkeitsbereich, die Branche, der geografische Standort, das Fachwissen usw. beeinflussen, ob es leicht oder schwer ist, geeignete Talente zu finden. Achten Sie darauf, dass Sie Äpfel mit Äpfeln vergleichen.

1. Ausgaben

Das einfachste Ziel für Kostensenkungen sind die Ausgaben für die externe Personalbeschaffung. Sie bestehen meist aus in Rechnung gestellten externen Dienstleistungen und sind daher leicht zu verfolgen. Eine nicht erschöpfende Bestandsaufnahme, die als Checkliste dienen kann:

• Externe Kosten für Personalvermittlung oder Agenturen

• Gebühren für Stellenbörsen

• Präsenz in den sozialen Medien

• Kosten für Werbung

• Recruiting-Messen

• Reisekosten der Kandidaten oder Personalverantwortlichen (Transport, Unterkunft, Verpflegung)

• Kosten für die Beurteilung von Bewerbern (falls von externen Partnern durchgeführt)

• Gebühren für Hintergrundüberprüfungen

• Einstellungstests (psychologische und/oder Eignungstests)

• Umzug des Mitarbeiters (falls zutreffend)

Als Richtwert sollte der Anteil der teuersten Einstellungskanäle - Agenturen und Headhunter - in einem bestimmten Zeitraum nicht die 10 %-Schwelle aller Ihrer externen Stellen überschreiten. Wenn dies der Fall ist, dann wissen Sie, dass dies ein Bereich ist, in dem Sie die erste Welle von Einsparungen intelligent und schnell umsetzen können.

Bei einer Recruitment Process Outsourcing (RPO)-Lösung übernimmt Ihr RPO-Anbieter die Verantwortung für dieses Thema und schlägt die Reduzierung der externen Honorare als KPI vor. Zur konkreten Veranschaulichung: Wir bei Serendi realisieren für unsere Kunden jährliche Einsparungen zwischen 35 % und 70 % bei den externen Rekrutierungskosten.

Und wie ist das möglich, werden Sie fragen. Erstens wissen wir, wie man das meiste Geld für sein Geld bekommt, und wir wissen, wo Ihr Geld die größte Wirkung hat. Wir haben ein aufmerksames Auge auf den Return on Investment jeder externen Ausgabe. Durch unser aktives Sourcing von Kandidaten können wir zum Beispiel Ihre Ausgaben für Agenturen und Headhunter erheblich reduzieren. Zweitens verhandeln wir mit unseren Lieferanten und sind mit deren Kostenstruktur vertraut, so dass wir dort, wo es einen Spielraum gibt, Einsparungen vornehmen können. Drittens verleiht uns die große Anzahl von Einstellungen, die wir jedes Jahr vornehmen, eine unübertroffene Kaufkraft.

2. Interne Kostenstruktur

Damit kein Missverständnis aufkommt: Der größte Teil des Budgets einer Personalbeschaffungsabteilung entfällt auf die internen Personalvermittler. Und sie sind auch die meisten Fixkosten, die Sie haben. Kostensenkungsprogramme, die von den Finanzen getrieben werden, zielen normalerweise auf die Senkung dieser Gemeinkosten ab. Während Investitionen in Technologie, Digitalisierung und Automatisierung von den Aktionären geschätzt werden, stehen fixe Gemeinkosten wie in der Personalabteilung auf dem Prüfstand. Anstatt einen internen Personalbestand für Ihre Talentakquisitionsfunktion aufzubauen, können Sie diese Fixkosten in variable Kosten umwandeln. Mit einer Recruitment Process Outsourcing (RPO)-Lösung zahlen Sie nur nach der Anzahl der offenen Stellen und nur dann, wenn das Ziel Ihrer Personalbeschaffungsfunktion erreicht wurde - der erfolgreiche Abschluss einer offenen Stelle. Das ist es, was wir bei Serendi als transaktions- und leistungsbezogene Preisgestaltung bezeichnen.

Und wenn Ihre Geschäftsleitung und Ihre Buchhaltungsabteilung einverstanden sind, können Sie die Kosten für die Personalbeschaffung auch direkt den einstellenden Abteilungen in Rechnung stellen, indem Sie das Verursacherprinzip anwenden. Ein großer Block wird aus dem allgemeinen HR-Budget herausgenommen.

RPO ermöglicht eine flexible Preisgestaltung, d. h. eine flexible Kostenstruktur, die sich in Krisenzeiten und bei Einstellungsstopps unmittelbar auswirkt.

While Covid-19 is still ravaging the world, RPO is a used case of agility and flexibility. Serendi’s clients experienced an immediate cost reduction of 45% on average in 2020. Had recruitment been fully internalized, most of the fixed cost would have stayed. Even with a rapid reaction time, which was difficult given the overall uncertainty in the early months of 2020. A cost reduction program would have initially added to the expenses (severance pay, reorganization, notice periods, …). RPO allows for flexible pricing, meaning a flexible cost structure with direct impact in times of crisis and hiring freezes.

Die internen Rekrutierungskosten setzen sich u. a. zusammen aus:

• Kosten für interne Recruiter, die mit Abstand die höchsten Kosten darstellen

• Kosten für die Karriereseite

• Abonnements für soziale Medien und deren Verwaltung

• Überprüfung von Referenzen

• Tests vor der Einstellung

• Kosten für die Beurteilung von Bewerbern (falls intern durchgeführt)

• Einstellungsprämien

• Boni für Mitarbeiterempfehlungen

• Einarbeitung

Kommen wir nun zu den am wenigsten transparenten, aber gleichzeitig wichtigsten Kosten von allen.

3. Die Auswahl der richtigen (falschen) Kandidaten - der Hauptgrund für eine niedrige (hohe) Fluktuationsrate

Wir alle kennen den Witz von dem Mann, der mitten in der Nacht unter einem Laternenpfahl nach seinen Schlüsseln sucht. Sein Freund: "Bist du sicher, dass du deine Schlüssel hier verloren hast". Der Mann: "Keine Ahnung, aber das ist der einzige Ort mit Licht". Das bedeutet, dass die externen Kosten der Personalbeschaffung am meisten diskutiert und erörtert werden, weil sie auch am einfachsten zu verfolgen sind. Die internen Kosten sind insgesamt (einigermaßen) einfach.

Was leider weniger transparent ist, ist die psychologische Belastung, die das Loslassen von Menschen mit sich bringt, nicht nur für die Betroffenen, sondern vor allem für die Hinterbliebenen. Und natürlich gibt es direkte Kosten in Verbindung mit Produktivitätseinbußen, Abfindungen usw.

Die bei weitem wichtigsten Kosten im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung sind versteckte oder weniger offensichtliche Kosten. Dazu gehören die Opportunitätskosten, die entstehen, wenn eine Stelle nicht besetzt wird: Stellen Sie sich vor, ein Projekt für einen Kunden muss verschoben werden oder sein Abschluss hängt von der Einstellung einer Schlüsselperson ab? Sie können den verlorenen oder verschobenen Verkauf mit Sicherheit auf den Mangel an Talenten zurückführen. Oder anders ausgedrückt: das Versagen des Einstellungsteams.

Andere Faktoren spielen eine wichtige Rolle und lassen sich nur schwer abschätzen. So ist beispielsweise die Zeit, die ein neuer Mitarbeiter benötigt, um produktiv zu werden, ein wesentlicher Faktor bei der Kosten-Nutzen-Analyse dieser Einstellung. Auch die Dauer der Beschäftigung dieses neuen Mitarbeiters hat einen großen Einfluss auf die Rentabilität der Investition.

Es erübrigt sich zu erwähnen, dass andere Themen - Onboarding, Schulung und Mitarbeiterbindung - in die reine Verantwortung der Personalabteilung und der Vorgesetzten fallen und sorgfältig überwacht werden müssen. Ihre Bedeutung für den Erfolg der Rekrutierung und die Entwicklung eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen kann nicht genug betont werden. Sie sind jedoch Themen, die außerhalb des Rahmens dieses Papiers liegen.

Der Grund dafür, dass die Fluktuationskosten selten berücksichtigt werden, ist einfach: Die Kosten sind passiv und werden daher leicht übersehen.

Der Punkt, an dem die Einstellung ins Spiel kommt, ist die Auswahl des richtigen Kandidaten, eine qualitative Frage, wenn Sie so wollen. Und alle Beschaffungsmanager wissen, wie schwierig es ist, Qualität zu quantifizieren...!

Nun zur Fluktuation selbst: zunächst eine kurze Situationsanalyse. Verschiedene Quellen geben unterschiedliche Zahlen an, aber alle weisen auf die horrenden Kosten der Fluktuation hin:

• Employee Benefits News berichtete 2017, dass Fluktuation Arbeitgeber 33 Prozent des Jahresgehalts eines Mitarbeiters kosten kann.

• Eine andere Untersuchung hat gezeigt, dass die Kosten für die Ersetzung eines ausscheidenden Mitarbeiters mit ca. 50 % der jährlichen Gehaltskosten für diese Position veranschlagt werden können.

• Nach Angaben des Center for American Progress liegen die Kosten für die Ersetzung eines Mitarbeiters je nach Branche und Dauer der Beschäftigung zwischen 10 und 30 % des Jahresgehalts - eine Strategie zur Mitarbeiterbindung hat also höchste Priorität.

• Und ein kleiner Bonus: Stephen King, der Präsident und CEO von GrowthForce, fügt hinzu, dass "externe Mitarbeiter 18-20 % mehr Gehalt verlangen als interne Mitarbeiter."

Wenn man dann noch bedenkt, dass laut einer Umfrage von Willis Tower Watson jeder dritte neue Mitarbeiter ein Unternehmen innerhalb von zwei Jahren wieder verlässt, wird deutlich, wie schnell sich das summieren kann. Müssen wir noch mehr sagen?

Übung macht den Meister: Ein Partner wie Serendi identifiziert, kontaktiert, interviewt, beurteilt, stellt ein und begleitet jedes Jahr so viele Kandidaten, dass er seine Erfahrungen an seine Partner weitergibt, die von schnelleren, besseren und dauerhaften Einstellungen profitieren.

Zu den Gründen für das Ausscheiden gehören zwischenmenschliche Probleme, Probleme mit der Arbeitsbelastung oder mangelnde Anerkennung. Auch dies sind alles Themen, mit denen sich die Personalabteilung und die Vorgesetzten befassen sollten. Sie können diese Probleme aber nur angehen, wenn der Mitarbeiter bereit und motiviert ist. Wenn die Einstellung von vornherein falsch ist, gibt es nicht viel, woran man arbeiten kann.

Wenn Sie wissen, dass ein Mitarbeiter viele, viele Jahre bleiben wird und/oder ohne viel Training schnell produktiv sein wird, sind Sie vielleicht bereit, diese Kosten zu schlucken und sie als Teil der allgemeinen Kosten der Geschäftstätigkeit zu betrachten. Leider beklagen die meisten Arbeitgeber, dass die Fluktuationsrate viel zu hoch ist: Neu eingestellte Mitarbeiter verlassen das Unternehmen manchmal, bevor sie auch nur einen einzigen Penny zum Gewinn beigetragen haben. Und das ist keine Frage der Motivation oder der Mitarbeiterbindung, sondern eine Frage der Personalbeschaffung. Wir alle akzeptieren, dass es hin und wieder eine schlechte Einstellung oder unvorhergesehene Umstände geben kann, die den Aufenthalt eines neuen Mitarbeiters in einem Unternehmen verkürzen. Aber das sollte die Ausnahme sein, während es in vielen Unternehmen die versteckte, ungewollte Regel ist.

Wenn es Ihnen gelingt, die Fluktuationsrate in Ihrem Unternehmen zu senken, indem Sie die besten verfügbaren Talente zur Verfügung stellen und ein qualitativ hochwertiges Auswahlverfahren im Rekrutierungsprozess durchführen, können Sie die Einsparungen durch die Erhöhung der Mitarbeiterbindung leicht berechnen. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem ein RPO-Unternehmen Hand in Hand mit Ihrem Beschaffungsteam arbeiten kann.

Der Beitrag von RPO ist von unschätzbarem Wert, denn Übung macht den Meister: Ein Partner wie Serendi identifiziert, kontaktiert, interviewt, beurteilt, stellt ein und begleitet jedes Jahr so viele Kandidaten für seine Kunden, dass er über solide Kenntnisse und erfahrungsbasierte Einstellungskompetenzen verfügt, die seinen Kundenunternehmen zugute kommen. Auch die eingestellten und die abgelehnten Kandidaten profitieren davon: Erstere, weil ihre Zeit bei dem Unternehmen, das sie eingestellt hat, produktiv und zufriedenstellend sein wird, letztere, weil es immer besser ist, die Stelle nicht zu bekommen, als die falsche zu bekommen.

Was schließlich oft übersehen wird, ist die Belastung, die die Fluktuation für die anderen Mitarbeiter, zumeist die besten, bedeutet. Die zusätzliche Arbeit fällt ihnen in den Schoß und trägt nicht zu ihrer Gesamtmotivation bei.

Bessere Talente, höhere Qualität, niedrigere Kosten - agil.

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